Όλες οι ανακοινώσεις θα γίνονται από το βήμα της αίθουσας ή διαδικτυακά.
Στο βήμα υπάρχουν δύο μικρόφωνα για την σωστή κάλυψη του ομιλητή.
Κάθε ομιλητής θα έχει στη διάθεσή του ηλεκτρονικό υπολογιστή που είναι σεταρισμένος για τις ανάγκες συνεδρίων.
Οι ομιλητές πρέπει να δηλώσουν εγκαίρως (στις διευθύνσεις alexandrakis@heraklion.gr και anthi@asmda.com) πριν τις 15/9, αν θα μιλήσουν δια ζώσης ή διαδικτυακά, ώστε οι τεχνικές υποδομές να προετοιμαστούν ανάλογα.
Ο κάθε ομιλητής πρέπει να στείλει την παρουσίαση του σε την μορφή ppt ή ppts, πριν τις 17/9 (στις διευθύνσεις alexandrakis@heraklion.gr και anthi@asmda.com) ώστε να έχουν φορτωθεί στον υπολογιστή, σύμφωνα με την σειρά που θα υπάρχει στο πρόγραμμα. Δεν θα δεχτούμε άλλης μορφής αρχεία, και εξηγώ τον λόγο.
Ο υπολογστής μας είναι συνδεδεμένος με σύστημα προβολής που προβάλει σε μεγάλη οθόνη 12τμ και ταυτόχρονα σε άλλες τρεις οθόνες που θα έχει μπροστά του το προεδρείο. Με αυτό τον τρόπο δεν χρειάζεται να μετακινείται το προεδρείο ωστε να βλέπει τί είναι αυτό που προβάλεται επί της οθόνης.
Ο χειρισμός της κάθε παρουσίασης θα γίνεται από τον ίδιο τον ομιλητή χωρίς να χρειάζεται άλλον βοηθό, αφού θα του παρέχουμε ειδικό τηλεχειριστήριο (όμοιο με τηλεόρασης) δια του οποίου πατώντας τα ανάλογα πλήκτρα μπορεί να μεταβαίνει στην επόμενη διαφάνεια ή να επιστρέφει στην προηγούμενη, να βάζει black out (μαύρη οθόνη) και να χρησιμοποιεί το laser pointer που διαθέτει.
Το συνέδριο θα ηχογραφηθεί, θα βιντεοσκοπηθεί και θα προβάλεται σε πραγματικό χρόνο από το κανάλι της Βικελαίας στο YouTube.
Τις επόμενες μέρες θα δημιουργηθεί το σχετικό link που θα παραπέμπει στην ζωντανή προβολή του.
Η Βιβλιοθήκη (το κεντρικό κτήριο) κατά τη διάρκεια του συνεδρίου θα είναι κλειστή για το κοινό. Θα λειτουργεί μόνο το Δανειστικό Τμήμα που έχει ξεχωριστή είσοδο.
Ειδικά για τους συνέδρους θα διατεθεί όλος ο 1ος όροφος δηλαδή το Τμήμα μη Δανειζομένων Βιβλίων όπου θα έχουν στη διάθεσή τους το αναγνωστήριο και τον χώρο Η/Υ. Πάνω από 10 υπολογιστές με δημόσια πρόσβαση και εκτυπωτικά σε ελεύθερη χρήση.
Επίσης στο ίδιο χώρο υπάρχουν ειδικά ερμάρια τα οποία μπορούν να τα χρησιμοποιήσουν και να κλειδώσουν προσωπικά τους αντικείμενα.